چگونه تیم را توسعه دهیم؟

اهمیت وجود تیم های موثر و خوب در سازمان ها بر کسی پوشیده نیست لذا سازمان ها تمام تلاششان را می کنند تا از صفر تا صد موثر بودن تیم بر ایجاد منافع، مطمئن شوند. بنابراین مدیران همواره به فکر توسعه و پیشرفت تیم و اعضای آن هستند زیرا می دانند که توسعه و پیشرفت تیم ها برابر است با توسعه و پیشرفت سازمان.

صاحبان کسب‌ و کار باید این واقعیت را بپذیرند که موفقیت آن‌ها به درک شخصیت‌های مختلف اعضای تیم و شناخت سبک‌های ارتباطی آن‌ها بستگی دارد. ابزارهایی که هر یک از اعضای تیم دارند و از آن‌ها استفاده می‌کنند، حواس‌پرتی‌ها را از بین می‌برد و به تیم کمک می‌کند تا به سمت هدف خود حرکت کند.

برای آشنایی با این ابزارها و راه حل ها ادامه مقاله را از دست ندهید.

ایجاد تیم‌های موثر و اهمیت توسعه تیم

طبق نتایج یک تحقیق، ۹۴ درصد از مدیران ارشد و ۸۸ درصد از کارمندان اظهار داشتند که پویایی محیط کار تاثیر زیادی بر رسیدن به اهداف کسب‌وکار دارد. در نتیجه سازمان‌های مدرن سعی کرده‌اند تا فرهنگی را بسازند و پرورش دهند که انگیزه کارمندان و میزان مشارکت آن‌ها در کار را افزایش دهد.

یکی از مدل های مشوق همکاری کارمندان در پیشرفت و ایده دادن برای بهبود کار، کایزن است. در این مقاله بیشتر بخوانید.

با گذشت سال‌ها، توسعه منابع انسانی از یک رشته دانشگاهی نسبتا جدید به بخش جدایی‌ناپذیر و اساسی هر سازمان تبدیل شده است. محققان و متخصصان به طور مداوم شیوه‌های جدیدی را بر اساس داده‌های روانشناختی ایجاد می‌کنند تا به شرکت‌ها در ساخت تیم‌های مناسب برای رسیدن به موفقیت کمک کنند.

مدل  ۵ مرحله‌ای توسعه تیم تاکمن(Tuckman)، یکی از تاثیرگذارترین مدل‌ها در این زمینه است.

۵ مرحله توسعه تیم

آیا همه افراد می‌دانند که چگونه می‌توان یک گروه تشکیل داد؟

در سال ۱۹۶۵، تاکمن ۴ مرحله تشکیل تیم را در مقاله‌ای اینگونه معرفی کرد: شکل‌گیری، درگیری، انسجام و بهره‌وری. به دلیل عدم تحقیقات درباره این موضوع تا زمان تاکمن، این مدل اهمیت روزافزون تشکیل و توسعه تیم را به‌خوبی نشان می‌داد.

در سال ۱۹۷۷، مرحله دیگری را به نام «فروپاشی» به مراحل قبلی اضافه کرد و مدل امروزی را به وجود آورد. در این بخش، ۵ مرحله مدل توسعه تیم تاکمن را به همراه چند نکته عملی بررسی می‌کنیم:

اولین مرحله توسعه تیم: شکل‌گیری

در این مرحله، اعضای تیم برای اولین بار به یکدیگر معرفی می‌شوند. اعضای تیم از شروع یک پروژه جدید انگیزه می‌گیرند؛ اما هنوز از اهداف و فرهنگ کلی سازمان بی‌اطلاع هستند.

اعضای بالغ‌تر گروه تلاش خواهند کرد تا درباره دامنه کار و روش‌های دستیابی به آن بحث و گفت‌وگو کنند. به دلیل اینکه در این مرحله، افراد با نقش‌ها و مسئولیت‌های خود آشنا می‌شوند، رهبران تیم باید اهمیت زیادی به این مرحله بدهند و پایه محکمی را برای مراحل بعدی ایجاد کنند.

مدیران باید روی افراد و ساختار تیم بیشتر از کارهایی که در این مرحله انجام می‌شوند تمرکز کنند و به اعضای تیم جدید اطلاع دهند که می‌توانند برای پرسیدن سوالات مختلف خود با چه کسانی تماس بگیرند.

براساس گزارشی از Harvard Business Review، یکی از قدرتمندترین ابزارها برای ایجاد محیطی که باعث تقویت کار تیمی می‌شود، ایجاد حس تشابه است. اعضای گروه باید بتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و درباره سوابق، علایق و مهارت‌های یکدیگر صحبت کنند.

اقدامات دیگری که شما به عنوان رهبر یک تیم باید در این مرحله انجام دهید:

01. پروژه، دامنه و جدول زمانی آن را معرفی کنید.

02. نقش‌های واضح و مشخصی برای هر یک از اعضای گروه تعیین کنید.

03. فرهنگ برند و چشم‌انداز شرکت را به اعضای جدید تیم بگویید. این کار، حس تعلق در اعضای جدید ایجاد می‌کند و نگرانی‌های برجسته را برطرف می‌کند.

یکی از مدیران متخصص ارشد منابع انسانی شرکت Mellstock می‌گوید:

«اکثر سازمان‌ها، مرحله شکل‌گیری را از ابتدا اشتباه انجام می‌دهندِ زیرا برای شروع کار عجله دارند و به این مرحله توجه نمی‌کنند. من اعضای جدیدی از تیم را دیده‌ام که تنهایی پشت یک میز خالی و بدون ابزار نشسته‌اند و حتی اسم دیگر اعضای گروه را نمی‌دانند و این یک فاجعه است.

زمانی را صرف کنید و مطمئن شوید که اعضای جدید تیم در محیط کاری جدید خود احساس راحتی می‌کنند و مطمئن و شاد هستند. شرکت‌های مدرن برای خوشامدگویی به کارمند جدید، بسته‌ای شامل تی‌شرت، قلم و گجت‌هایی با آرم برند به او هدیه می‌دهند.»

برای اینکه بتوانید به مرحله بعدی بروید، مهم است که اعضای تیم بدانند از چه افرادی می‌توانند کمک بگیرند و بلافاصله چه کارهایی را می‌توانند آغاز کنند. اگر می‌توانید از ابزارهای کاملا دیجیتال برای مدیریت کارها و وظایف استفاده کنید؛ برای مثال اپلیکیشن‌های Trello و Talmundo ابزارهای خوبی در این زمینه هستند.

دومین مرحله توسعه تیم: درگیری

بعد از اینکه نقش مشخصی به هر یک از اعضای تیم داده شد، معادلات قدرت وارد بازی می‌شوند. در این مرحله، سلسله مراتب تنظیم شده‌اند و هر یک از اعضای تیم درباره شخصیت، مهارت‌ها و صداقت همکاران خود نظری می‌دهند. آن‌ها می‌توانند نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنند.

کار شروع می‌شود و بحث و گفت‌وگوهایی که پروژه را به جلو سوق می‌دهد صورت می‌گیرد. در این مرحله، برخوردهای شخصیتی ایجاد می‌شوند که دلیل به وجود آمدن درگیری‌ها و تعارضات هستند. کسب‌وکارها نباید سعی کنند که از بروز این تعارضات جلوگیری کنند یا آن‌ها را از بین ببرند؛ زیرا آن‌ها منبع ایده‌ها و راه‌حل‌های نوآورانه هستند. در عوض، این مرحله نیاز به توجه حداکثری رهبران تیم برای حل و فصل تعارضات داخلی دارد.

برخی از اقدامات لازم برای این مرحله عبارت‌اند از:

01. رسیدگی به تعارضات و رفع زودهنگام آن‌ها.

02. تشویق ارتباطات و سازش بین اعضای تیم.

03. متعهد ماندن به اهداف و رهبر گروه.

04. برگزاری جلسات بازخورد برای مشخص کردن سطح انگیزه پایین یا عدم رضایت شخص از رویکرد رهبر تیم.

مرحله درگیری، مرحله‌ای حیاتی در استراتژی توسعه تیم شما است.

در پایان جلسات بازخورد، ممکن است برخی از اعضای تیم به توانایی‌های خود شک کنند و نا‌امید شوند. در اینجا باید توجه داشته باشید که هر یک از اعضای تیم، پیشینه متفاوتی دارند و ممکن است که از فرهنگ سازمانی و فرآیندهای اداری اطلاعی نداشته باشند.

منتورینگ و کوچینگ، مفاهیمی هستند که در این مرحله نقش دارند. این مفاهیم متاسفانه در بسیاری از شرکت‌های امروزی وجود ندارند. گام‌های اصلی در این مرحله عبارت‌اند از:

1- پاکسازی هرگونه شک و تردید در مورد نقش کارکنان.

2- اطلاع از اهمیت نقش هر عضو در عملکرد تیم.

3- ایجاد ارتباط بین عملکرد شغلی با تبلیغات، فرصت‌ها و موفقیت‌های شرکت.

برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید از وبینار تکنیک های حیاتی منتورینگ استفاده کنید.

سومین مرحله توسعه تیم: انسجام

در این مرحله، درگیری‌ها تمام شده است. افرادی که در مرحله قبل توانستند تعارضات و اختلاف نظرها را حل کنند، در این مرحله رابطه دوستانه‌ای با همکاران خود برقرار خواهند کرد. آن‌ها می‌توانند در زمینه‌هایی که دیگر اعضای تیم مهارتی ندارند، به آن‌ها کمک کنند و به سمت یک هدف مشترک با یکدیگر همکاری کنند. داشتن خلاقیت در این مرحله بسیار مهم است.

افراد همچنین به قدرت و اختیار رهبر تیم احترام می‌گذارند. در این مرحله نتایج اولیه تیم مشخص می‌شود، اعضای تیم آن را جشن می‌گیرند و انگیزه بیشتری می‌گیرند تا سخت‌تر کار کنند و به موفقیت‌های بزرگتر برسند. بسیار مهم است که رهبر تیم در این مرحله مطمئن شود که اعضای تیم ایده‌های بحث‌برانگیزی را با یکدیگر به اشتراک نمی‌گذارند و در این مرحله تعارضی با یکدیگر ندارند.

برای دستیابی به این هدف:

- بحث‌های منظم تیمی را تشویق کنید. برخی از تیم‌ها با برگزاری جلسات هفتگی یا جلسات کوتاه سرپایی و منظم به موفقیت می‌رسند و برخی دیگر ترجیح می‌دهند «در صورت لزوم دیدار کنند» و انعطاف‌پذیری بیشتری را برای تیم خود فراهم کنند.

- موفقیت‌های خود را با اعضای تیم جشن بگیرید و زمانی را برای رسیدگی به شکایت‌ها یا چالش‌های ارتباط نادرست اختصاص دهید.

- در صورت بروز عیب و نقص، به طغیان‌های عاطفی متوسل نشوید؛ آرام باشید و به فکر بهبود نتایج در آینده باشید.

- موانع اتمام پروژه از جمله شکاف‌های تکنولوژی یا مهارت را با آموزش یا ارتقاء نرم‌افزار/سخت‌افزار حذف کنید.

- به خلاقیت توجه کنید.

- افراد شاد در رسیدن به اهداف کلی یک برند، سازنده‌تر و خلاق‌تر هستند.

چهارمین مرحله توسعه تیم: بهره‌وری

در این مرحله از توسعه تیم، اعضا به اندازه کافی اعتماد ‌به ‌نفس دارند تا بدون نظارت مدیران، مسئولیت‌های خود را انجام دهند. همه با یکدیگر همکاری می‌کنند تا به پایان جدول زمانی پروژه نزدیک شوند. در این مرحله بهره‌وری و کارآیی حداکثر است و نقش‌ها کاربردی‌تر و انعطاف‌پذیرتر می‌شوند.

همچنین رهبران تیم در این مرحله می‌توانند انتظار داشته باشند که اعضای تیم خسته و نا‌امید شوند یا مخالفت کنند. حتی تیم‌هایی با بالاترین میزان عملکرد نیز می‌توانند با افزایش حجم کار و فشار مهلت‌های زمانی، به مرحله درگیری برگردند.

برای مقابله با این شرایط:

- مسئولیت‌های خود را واگذار کنید و در تیم مشارکت کنید؛ نه اینکه فقط بر آن نظارت کنید.

- برای ایجاد تغییر در رهبری در این مرحله مراقب باشید؛ زیرا این امر می‌تواند درگیری ایجاد کند و گروه را به مراحل اولیه توسعه تیم بازگرداند. اگر تغییری ایجاد کردید، آنچه را که در مرحله اول اجرا کرده‌اید به یاد داشته باشید و نقش‌ها و مسئولیت‌ها را در اینجا تقویت کنید.

- اگر می‌توانید در نقش‌ها، وظایف و حتی ساعت‌های کاری انعطاف‌پذیری ایجاد کنید.

- با نزدیک شدن به پایان پروژه، احتمال دارد که اعضای تیم خسته و نا‌امید شوند. در این زمان رهبر تیم وظیفه دارد که روحیه تیم را بالا نگه دارد.

- افراد شاد در رسیدن به اهداف کلی یک برند، سازنده‌تر و خلاق‌تر هستند. بنابراین، اعضای هر تیمی به رهبران فعال و مثبتی نیاز دارند تا آن‌ها را در شرایط سخت و استرس‌زا راهنمایی کنند. اگر رهبر تیم، تلاش‌های فراوان تیم خود را از دفتر شیشه‌ای و راحت خود تماشا کند، قطعا نتایج خوبی دریافت نخواهد کرد.

- رهبر تیم باید در فعالیت‌های تیم مشارکت کند. او باید آرام باشد و به اعضای تیم پیشنهاد دهد که در کارهای پروژه به آن‌ها کمک کند؛ حتی اگر این کمک به سادگی ریختن یک فنجان قهوه برای همه اعضای تیم باشد. رهبر و اعضای تیم در یک جمع مشترک هستند تا کارهای مشترکی انجام می‌دهند و به موفقیت مشترکی برسند.

- اگر می‌خواهید که تیم شما در پروژه بعدی عملکرد خوبی داشته باشد، باید به موفقیت آن‌ها در پروژه فعلی توجه کنید.

پنجمین مرحله توسعه تیم: فروپاشی

تاکمن بعد از مرور کردن ادبیات در سال ۱۹۷۷، این مرحله از توسعه تیم را به مراحل قبلی اضافه کرد. در این مرحله، تیم بعد از اتمام پروژه منحل می‌شود. بسیاری از اعضای تیم رشد کرده‌اند و این تجربه خود را تحسین می‌کنند.

احساسات متضاد ممکن است در اینجا به وجود بیاید یا افرادی که از تغییرات می‌ترسند، به علت عدم ‌قطعیت‌های آینده دچار تلاطم شوند. با پایان یافتن یک پروژه، ممکن است پروژه دیگری با همان اعضا شروع شود یا اعضای جدیدی به تیم اضافه شوند.

موارد زیر در این مرحله به شما کمک می‌کنند:

1- بعد از اتمام یک پروژه موفق، به اعضای تیم خود تبریک بگویید.

2- به افرادی که فوق‌العاده خوب عمل کرده‌اند پاداش دهید.

3- درباره دستاوردها و دامنه پیشرفت خود فکر کنید.

4- برای جشن گرفتن اتمام پروژه، یک برنامه تفریحی با اعضای تیم برنامه‌ریزی کنید.

5- وارد بحث‌های اطمینان‌بخش در مورد پروژه‌های آینده شوید.

اغلب وقتی یک پروژه تمام می‌شود، رهبران تیم می‌روند و موفقیت خود را به صورت خصوصی جشن می‌گیرند. اگر می‌خواهید که تیم شما در پروژه بعدی عملکرد خوبی داشته باشد، باید به موفقیت آن‌ها در پروژه فعلی توجه کنید.

با اعضای تیم خود جشن کوچکی بگیرید و درباره بخش‌هایی که می‌توانند در پروژه بعدی آن را بهبود دهند به آن‌ها بازخورد دهید. این فرصتی است که به اعضای تیم خود پاداش دهید و برای پروژه بعدی نفسی تازه کنید.

نتیجه

فواید کار تیمی بر کسی پوشیده نیست بنابراین اگر قصد حضور در جمع یا تیمی را دارید، توصیه می کنیم که روحیه تیمی خود را بهبود بخشید تا بتوانید از حضور خود در تیمی رضایت داشته باشید.

فراموش نکنید وقتی شما وارد تیمی شدید و جزئی از آن شدید می توانید به تنهایی در توسعه و رشد تیم موثر باشید و یا می توانید به تنهایی آفتی برای تیم شوید و هر کدام از این دو بسته به انتخاب خود شماست.

در مقاله کلید کار تیمی موفق چیست؟ بیشتر بخوانید.