موضوع این مقاله چیزی است که همه‌ی ما فارغ از دانش‌آموز، دانشجو یا شاغل بودنمان جایی برایمان مشکل‌ساز شده است. مدیریت زمان! موضوعی که مهم نیست در حال آماده شدن برای رفتن به یک مهمانی باشیم یا تحویل پروژه‌ها و امتحانات دانشگاهی یا انجام دادن وظایف‌مان در محل کار... حتما روزی به مشکل کمبود زمان برخورده‌ایم.
چرا این مشکل برای ما پیش آمده است؟ از اول نمی‌دانستیم یک روز 24 ساعت دارد یا آنقدر کار و مسئولیت داریم که با وجود تلف نکردن وقت به آن‌ها نمی‌رسیم؟
در این مقاله سعی می‌کنم در مورد راهکار‌هایی صحبت کنم که شاید کمک کنند کمی از این سردرگمی در آمده و بتوانید از بهترین هدیه‌ای که در تمام زندگی‌تان دارید، یعنی زمان، بهتر استفاده کنید و در نهایت با مدیریت زمان بدون استرس و آسان به ددلاین‌ها برسیم.
چرا باید زمان را مدیریت کنیم؟
رسیدن به موقع به ددلاین‌ها همیشه برای ما پر از چالش ها و سختی های زیادی بوده و داشتن پروژه‌ها و تسک‌های مختلف گاهی باعث شده نتوانیم کارها را به موقع یا با کیفیت عالی تحویل دهیم!
اینجاست که اهمیت داشتن یک برنامه‌ریزی خوب و مدیریت زمان پیدا می‌شود. با مدیریت زمان ما نه تنها می‌توانیم راحت‌تر به ددلاین‌ها برسیم بلکه این کار باعث می‌شود زیر فشار استرس نرویم، کیفیت کارمان بالاتر برود و از همه مهم‌تر، از کارمان هم بیشتر لذت ببریم و فرصت‌های بهتر و بیشتری هم نصیبمان می‌شود.
و البته این جمله را هم فراموش نکنیم که... یک هدف بدون برنامه‌ریزی فقط یک آرزو است! پس اگر با خودتان قرار گذاشته‌اید که به جاهای مهمی برسید، باید برای رسیدن به آن هدف برنامه‌ریزی کنید.
در ادامه به چهار موضوع اصلی اهمیت اولویت بندی، به تعویق ننداختن و به موقع انجام دادن کارها، مدیریت انرژی و تکنیک‌های مدیریت زمان می‌پردازیم و تاثیر هر کدام را روی مدیریت زمان بررسی خواهیم کرد.
اولویت بندی کارها چگونه به ما کمک می‌کند؟
اولین قدم برای داشتن یک برنامه‌ی خوب اولویت بندیه! ما باید بدانیم زمان انجام هر کار کیه؟ در غیر این صورت هر روز و هر هفته با تسک‌ها و پروژه‌های زیادی مواجه می‌شویم که به ما سپرده شدن و ما نمی‌دانیم کدوم را زودتر شروع کنیم و اینکه آیا اصلا وقت داریم مسئولیت‌های جدید قبول کنیم یا نه؟
اصل اهمیت آیزنهاور
یکی از روش‌هایی که می‌تواند در اولویت‌بندی به ما کمک کند اصل اهمیت/فوریت آیزنهاور است.
این اصل به ما می‌گوید ما می‌توانیم مسئولیت‌هایمان را از دو نظر مهم بودن یا نبودن و فوری و ضروری بودن یا نبودن تقسیم کنیم.
در نهایت هر کدام از مسئولیت‌های ما در یکی از چهار دسته‌ی پیش رو جا میگیرند و ما بعد از این دسته‌بندی برای هرکدام یه نقشه‌ی راه متفاوت خواهیم داشت.
کارهای مهم و فوری
این دسته در درجه‌ی اول قرار میگیرند و دو حالت دارند: این کارها، یا مسئولیت‌هایی اند که تا لحظه‌ی آخر آن‌ها را عقب انداخته‌اید یا کارها و بحران‌هایی اند که از قبل پیش‌بینی نمی‌کردید.
پس بهتر است از قبل کمی وقت برای این مشکلات غیرمنتظره در برنامه خود بگذارید تا بتوانید خوب مدیریتشان کنید.
کارهای مهم اما غیر فوری
این دسته از فعالیت‌ها، همان‌هایی هستند که در تحقق اهداف شخصی و شغلی ما خیلی موثرند و پروژه‌های مهم معمولا از این دسته اند. پس حتما برای انجام دادن آن‌ها وقت کافی بگذارید.
اختصاص دادن وقت زیاد به این فعالیت‌ها باعث می‌شود در آینده تبدیل به کارهای اضطراری نشن و همچنین با کیفیت بالایی انجام بشن.
کارهای اضطراری اما غیرمهم
این کارها معمولا سد راه شما می‌شوند. ببنید می‌توانید آن‌ها رو به بعد موکول کنید یا انجام‌آن‌ها را به شخص دیگری بسپارید؟
خیلی وقت‌ها اینجور کارها از خرده‌فرمایش‌ها و درخواست‌های دیگران است که ما قبول می‌کنیم. اما گاهی وقت‌ها بهتر است مؤدبانه به دیگران "نه" بگوییم یا تشویق‌شان کنیم که خودشان مشکل‌شان را حل کنند.
کارهای نه مهم و نه فوری
این فعالیت‌ها معمولا نتیجه‌ای جز تلف کردن وقت و انرژی ندارند؛ پس تا می‌توانید از اون‌ها دوری کنید و نادیده بگیرید یا کلا از برنامه حذفشان کنید.
ماتریس اولویت بندی
روش بعدی اسمش ماتریس اولویت‌بندی است. توی این روش که شباهت زیادی هم به تکنیک قبلی دارد ما بعد از اینکه کارهایمان را نوشتیم به هرکدوم از یک تا ده براساس اهمیت و میزان تلاش مورد نیاز برای انجامشان نمره می‌دهیم.
بازهم مثل روش قبل می‌بینیم که هر کار در کدام دسته جا می‌گیرد.
دسته‌ی اول: بردهای سریع!
این‌ها معمولا جذاب‌ترین پروژه‌ها هستند! نتایج خوبی دارند اما تلاش زیادی نمی‌طلبند. پس تا می‌توانید این‌ها در برنامه‌تان جا بدهید!
دسته‌ی دوم: پروژه‌های بزرگ و مهم
این پروژه‌ها پرنتیجه و مؤثرند اما زیاد وقت میگیرند پس باید حواسمان باشد که این کارها وقت برنامه را پر نکنند.
دسته‌ی سوم: وقت‌پر‌کن‌ها!
اگر وقت اضافی داشتید این کارها رو انجام بدید اما اگر کار مفیدتر و بهتری پیش اومد، بشید.
دسته‌ی آخر
طبق معمول برنامه‌های بی‌ثمر هستن و تاجایی که میشه باید ازشون دوری کرد.
نکته‌ی اخر اینکه این مدل اولویت بندی می‌تواند بسته به نوع پروژه با هر مولفه ای انجام شود و مثلا با مولفه‌های مالی یا نیروی انسانی یا زمان مورد نیاز اندازه گیری شود.
استراتژی استفاده از زمان
قدم بعد از اولویت‌بندی این است که یاد بگیریم کارها را به تعویق نندازیم!
گام اول: تشخیصِ بدیم آیا این عادت در ما وجود داره یا نه؟
اگر با خودمون صادق باشیم، احتمالا می‌دانیم که معمولا چه وقت‌هایی کارها را به فردا موکول می‌کنیم.
برای اینکه متوجه شوید چه زمان‌هایی کارها را عقب می‌اندازید، می‌توانید دنبال موقعیت‌هایی مثل این‌ها بگردید:
- وقتی که روزتان را با کارهایی پر می‌کنید که جزو لیست کارهایتان هستند اما اولویت‌شان پایین است.
- سر میز می‌نشینید تا یک کار واجب و با اولویت بالا را شروع کنید، اما بلافاصله از جایتان بلند می‌شوید تا یک لیوان چایی درست کنید یا چیزی بخورید.
- در لیست کارهایتان یک مورد وجود دارد که مدت‌هاست همان‌جا مانده و خط نخورده؛ حتی با وجود این که می‌دانید کار مهمی است.
- مدام کارهای کم‌اهمیتی را که بقیه از شما می‌خواهند قبول می‌کنید. بعد به‌جای اینکه کارهای مهمی را که از قبل در لیست‌تان دارید شروع کنید، وقت‌تان را با آن کارهای کم‌اهمیتی که بقیه خواسته‌اند پر می‌کنید.
- برای انجام کار مهمی که در دست دارید، منتظر می‌شوید «زمان مناسب» فرا برسد یا اینکه «حسِ کار باشد».
چرا کارها رو به تعویق میندازیم؟
ممکن است از کاری خوشتان نیاید، یک احتمال دیگر این است که کلا آم بی‌نظمی باشید و یا حتی فردی کمال گرا باشید که دوست دارد کارش را به بهترین نحو انجام دهد.
حالا که دلیل را فهمیدیم بریم سراغ استراتژی:
از اونجایی که این عادت چیزی است که معمولا در وجود ادما ریشه دارد پس نمی‌شود یک شبه از بین بردش. پس تکرار و ممارست یادتان نره!
سعی کنید به خودتون انگیزه بدید. به عواقب انجام ندادن اون کار برای خودتان و کارفرما فکر کنید.
برای خودتان زمان تعیین کنید و بعد از انجام کار به خودتان جایزه بدهید یا از فردی بخواهید حواسش به شما باشد.
اگر دلیلتان بی‌نظمی بوده سعی کنید از روش‌های اولویت‌بندی استفاده کنید. پروژه را به بخش های کوچیک تقسیم کنید و حواستون باشد همزمان چند کار باهم انجام ندهید.
ممکنه خیلی وقت‌ها برایتان پیش آمده باشد که وقتی روزتان را شروع می‌کنید انرژی خوبی نداشته باشید و به مرور انرژیتان بالا برود و در اخرای ساعات اداری هم خیلی انرژی و حوصله‌ی کمی داشته باشید.
بهترین کار برای استفاده بهینه از انرژی تو طول روز، مدیریت آن است.
اول سعی کنید الگوی رفتاری خود را پیدا کنید و ببینید چه زمان‌هایی بیشترین و کمترین انرژی را دارید.
حالا کارها را بررسی کنید، ببینید کدام به انرژی زیادی نیاز دارند؟ کدام به فعالیت فکری و خلاقیت بیشتر و کدام به تمرکز بالا نیاز دارند؟
یادتان نرود عوامل خارجی را حتما در نظر بگیرید. مثلا بعضی ساعت‌ها ممکنه محل کارتان شلوغ باشد یا برای بعضی کارها باید با بقیه همکاری کنید یا در زمان خاصی به مشتری‌ها زنگ بزنید.
در آخر هر کار را در ساعت مناسب خودش انجام بدهید.
مثلا کارهای ساده رو اول صبح که ممکنه کمی خوابالود باشید و کارهایی که نیاز به انرژی بالایی دارند حوالی ظهر و کارهایی که تمرکز بالایی می‌خواهند ولی ساده اند را آخر وقت که محل کارتان آروم و ساکت است، انجام دهید.
حتما از میان وعده‌ها، چای و قهوه برای بالا بردن انرژی استفاده کنید و نوشیدن آب کافی را هم فراموش نکنید.
بریم سر تکنیک‌ها و اصل‌هایی که به ما در مدیریت زمان کمک می کنند.
تکنیک‌ها و اصول مدیریت زمان
اولیش قانون پرتو یا 80/20
این قانون چیه؟ این قانون میگه 20 درصد از فعالیت‌های شما، 80 درصد نتیجه رو برای شما خواهند داشت.
حالا این کجا به درد ما می‌خورد؟
فرض کنید لیست کارها و وظایفتان را نوشتید و ده مورد هست که باید انجام بدید، توی این ده مورد معمولا دو مورد وجود داره که نه تنها اهمیت بیشتری نسبت به بقیه دارند بلکه نتیجه و اثر بیشتری هم دارند و می‌توانند در پیشرفت شما و رسیدن به اهدافتان هم خیلی مهم باشند.
کاری که خیلی از افراد انجام میدن اینه که به خاطر ترس یا تنبلی وقتشان را صرف اون هشت مورد دیگر می‌کنند پس نتیجه‌ی کمی میگیرند و ناامید می‌شوند.
بعضی از افراد، تمام روز را سرگرم و مشغول کار هستند ولی به ظاهر کار زیادی انجام نمی‌دهند.
این تنها به این دلیل است که اون‌ها وقت خودشان را صرف کارهایی می‌کنند که از ارزش کمی برخوردارند و در انجام یکی دو فعالیتی که می‌تواند تغییر اساسی در کارشان ایجاد کند، تنبلی می‌کنند.
با ارزش‌ترین کارهایی که می‌توانید در طول روز انجام دهید، معمولاً سخت‌ترین‌ها هستند اما نتیجه‌ای که می‌توانید از انجام آن‌ها بگیرید، خیلی بزرگ و ارزشمند است. از این کارها فرار نکنید و چون عوامل اصلی موفقیت شما هستند.
تکنیک پومودور:
این تکنیک اولین بار توسط یه پژوهشگر با یک تایمر آشپزخونه به شکل گوجه انجام شد و حول یک نکته شکل گرفته است:
ما نمی‌توانیم به صورت پیوسته و برای مدت زیادی روی یه کار زمان بگذاریم و تمرکز کنیم پس بهتر است آن را به بخش‌های کوچیک تقسیم کنیم تا پرش فکری نداشته باشیم و تمرکز و بازده بالا رود.
نحو انجام این تکنیک:
- یک وظیفه انتخاب می‌کنید.
- تایمرتون رو روی 25 دقیقه تنظیم می‌کنید.
- بعد از 25 دقیقه انجام اون کار 5 دقیقه برای کاری مثل خوردن چای یا قدم زدن استراحت می‌کنید.
- این کار رو برای چهار دوره ی 25-5 تایی تکرار می‌کنید.
- بعد از این شما یه استراحت بزرگ خواهید داشت که میتونه بین 15 تا 30 دقیقه باشد.
نکته‌ی مهم توی اجرای این تکنیک این است که اصلا توی این 25 دقیقه به چیزهایی که باعث حواس پرتی می‌شوند مثل خانواده، همکارا و صدای پیام توجه نکنید.
برای استفاده از این تکنیک یک برنامه‌ی تحت وب به نام Marinara Timer وجود داره که به راحتی امکان تنظیم تایم های 25-5 تایی و زمانهای استراحتتون را فراهم می‌کند.
در آخر
باید بگم یادتان نرود مدیریت زمان چقدر مهمه! به شما قول میدهم اگر تکنیک‌ها و نکات گفته شده را رعایت کنید تاثیر زیادی خواهید دید و به قول این جمله:
راز آینده‌ی شما توی روتین امروزتون پنهان شده.
0 نظر