| توسعه فردی |

4 راهکار اساسی برای مدیریت زمان

4 راهکار اساسی برای مدیریت زمان
سارا درجزینی
نویسنده سارا درجزینی

موضوع این مقاله چیزی است که همه‌ی ما فارغ از دانش‌آموز، دانشجو یا شاغل بودنمان جایی برایمان مشکل‌ساز شده. مدیریت زمان! موضوعی که مهم نیست در حال آماده شدن برای رفتن به یک مهمانی باشیم یا تحویل پروژه‌ها و امتحانات دانشگاهی یا انجام دادن وظایف‌مان در محل کار... حتما روزی به مشکل کمبود زمان برخورده‌ایم. اما چرا این مشکل برای ما پیش آمده؟ از اول نمی‌دانستیم یک روز 24 ساعت دارد یا آنقدر کار و مسئولیت داریم که با وجود تلف نکردن وقت به آن‌ها نمی‌رسیم؟

خب در این مقاله سعی میکنم در مورد راهکار‌هایی صحبت کنم که شاید کمک کنند کمی از این سردرگمی در آمده و بتوانید از بهترین هدیه‌ای که در تمام زندگی‌تان دارید، یعنی زمان، بهتر استفاده کنید و در نهایت با مدیریت زمان بدون استرس و آسان به ددلاین‌ها برسیم؟

چرا باید زمان را مدیریت کنیم؟

رسیدن به موقع به ددلاین ها همیشه برای ما پر از چالش­ها و سختی­های زیادی بوده و داشتن پروژه‌ها و تسک‌های مختلف گاهی باعث شده نتوانیم کارها را به موقع یا با کیفیت عالی تحویل دهیم!

اینجاست که اهمیت داشتن یک برنامه‌ریزی خوب و مدیریت زمان پیدا می‌شود. با مدیریت زمان ما نه تنها می‌توانیم راحت‌تر به ددلاین‌ها برسیم بلکه این کار باعث می‌شود زیر فشار استرس نرویم، کیفیت کارمان بالاتر برود و از همه مهم‌تر، از کارمان هم بیشتر لذت ببریم و فرصت‌های بهتر و بیشتری هم نصیبمان می‌شود.

و البته این جمله را هم فراموش نکنیم که... یک هدف بدون برنامه‌ریزی فقط یک آرزو است! پس اگر با خودتان قرار گذاشته‌اید که به جاهای مهمی برسید، باید برای رسیدن به آن هدف برنامه‌ریزی کنید.

 

در ادامه به چهار موضوع اصلی اهمیت اولویت بندی، به تعویق ننداختن و به موقع انجام دادن کارها، مدیریت انرژی و تکنیک های مدیریت زمان می‌پردازیم و تاثیر هر کدام را روی مدیریت زمان بررسی خواهیم کرد.

اولویت بندی کارها چگونه به ما کمک می‌کند؟

اولین قدم برای داشتن یک برنامه‌ی خوب اولویت بندیه! ما باید بدونیم زمان انجام هر کار کیه؟ در غیر این صورت هر روز و هر هفته با تسک ها و پروژه های زیادی مواجه میشیم که بهمون سپرده شدن و ما نمیدونیم کدومو زودتر شروع کنیم و اینکه آیا اصلا وقت داریم مسئولیت های جدید قبول کنیم یا نه؟

یکی از  روش هایی که میتونه توی اولویت بندی به ما کمک کنه اصل اهمیت/فوریت آیزنهاوره.

این اصل به ما میگه ما میتونیم مسئولیت هامون رو از دو نظر مهم بودن یا نبودن و فوری و ضروری بودن یا نبودن تقسیم کنیم.

در نهایت هر کدوم از مسئولیت های ما در یکی از چهار دسته ی پیش رو جا میگیرن و ما بعد از این دسته بندی همونطور که توی نمودار میبینین ما برای هرکدوم یه نقشه ی راه خواهیم داشت.

دسته ی اول یا همون کارهای مهم و فوری در درجه ی اول قرار میگیرن و دوحالت دارن. این کارها، یا مسئولیت هایی اند که تا لحظه ی آخر اونها رو عقب انداختید که در ادامه درمورد این کار صحبت میکنیم. یا کارها و بحران هایی اند که از قبل اونها رو پیش بینی نمیکردید. پس بهتره از قبل کمی وقت برای این مشکلات غیرمنتظره تو برنامه تون بذارید تا بتونید خوب مدیریتشون کنید.

دسته ی بعدی کارهای مهم اما غیر فوری اند

این دسته از فعالیت‌ها، همان‌هایی هستند که در تحقق اهداف شخصی و شغلی‌ ما خیلی موثرند و پروژه‌های مهم معمولا از این دسته اند. پس حتما برای انجام دادن اونها وقت کافی بذارید. اختصاص دادن وقت زیاد به این فعالیت‌ها باعث می‌شه در آینده تبدیل به کارهای اضطراری نشن و همچنین با کیفیت بالایی انجام بشن.

دسته ی سوم کارهای. اضطراری اما غیرمهم هستن.

این کارها معمولا  سد راه شما می‌شن ببنید میتونید اونها رو به بعد موکول کنید یا انجام‌شون را به شخص دیگری بسپارید؟

خیلی وقت‌ها اینجور کارها از خرده‌فرمایش‌ها و درخواست‌های دیگرانه که ما قبول میکنیم. اما گاهی وقت‌ها بهتره مؤدبانه به دیگران «نه» بگوییم یا تشویق‌شون کنیم که خودشون مشکل‌شون رو حل کنن.

 و درنهایت دسته ی اخر کاارهای. نه مهم و نه فوری

این فعالیت‌ها معمولا نتیجه‌ای جز تلف کردن وقت و انرژی‌ ندارند؛ پس تا می‌تونید از اونها دوری کنید و اونها رو نادیده بگیرید یا از برنامه حذف کنید.

روش بعدی اسمش ماتریس اولویت بندیه. توی این روش که شباهت زیادی هم به تکنیک قبلی داره ما بعد از اینکه کارهامون رو نوشتیم به هرکدوم از یک تا ده براساس اهمیت و میزان تلاش مورد نیاز برای انجامشون نمره میدیم.

بازهم مثل روش قبل میبینیم که هرکدوم از کارها توی کدوم دسته جا میگیرن.

دسته ی اول یا۱. بردهای سریع! این ها معمولا جذاب‌ترین پروژه‌ها هستند!چون نتایج خوبی دارند اما تلاش زیادی نمی‌طلبند. پس تا می‌تونید اینها رو در برنامه‌تون جا بدید!

دسته ی دوم. پروژه‌های بزرگ و مهم این پروژه‌ها پرنتیجه و مؤثرند اما زیاد وقت می‌گیرندپس باید حواسمون باشه که این کارها وقت مون رو در برنامه پر نکنن.

دسته ی بعدی وقت‌پر‌کن‌ها! اگر وقت اضافی داشتید این کارها رو انجام‌ بدید. اما اگر کار مفیدتر و بهتری پیش اومد، این ها رو بی‌خیال بشید.

دسته ی آخر طبق معمول. برنامه‌های بی‌ثمر هستن و تاجایی که میشه باید ازشون دوری کرد.

و نکته ی اخر اینکه این مدل اولویت بندی میتونه بسته به نوع پروژه با هر مولفه ای انجام بشه و مثلا با مولفه های مالی یا نیروی انسانی یا زمان مورد نیاز اندازه گیری بشه.

دومین قدم بعد از اولویت بندی اینه که یاد بگیریم کارهامون رو به تعویق نندازیم!

گام اول برای این کار اینکه که تشخیصِ بدیم آیا این عادت در ما وجود داره یا نه؟

اگر با خودمون صادق باشیم، احتمالا می‌دونیم که معمولا چه وقت‌هایی کارها را به فردا موکول می‌کنیم.

برای اینکه متوجه شوید چه زمان‌هایی کارها را عقب می‌اندازید، می‌توانید دنبال موقعیت‌هایی مثل این ها بگردید.

وقتی که روزتان را با کارهایی پر می‌کنید که جزو لیست کارهایتان هستند اما اولویت‌شان پایین است.

  • سر میز می‌نشینید تا یک کار واجب و با اولویت بالا را شروع کنید، اما بلافاصله از جایتان بلند می‌شوید تا یک لیوان چایی درست کنید یا چیزی بخورید.
  • در لیست کارهایتان یک مورد وجود دارد که مدت‌هاست همان‌جا مانده و خط نخورده؛ حتی با وجود این که می‌دانید کار مهمی است.
  • مدام کارهای کم‌اهمیتی را که بقیه از شما می‌خواهند قبول می‌کنید. بعد به‌جای اینکه کارهای مهمی را که از قبل در لیست‌تان دارید شروع کنید، وقت‌تان را با آن کارهای کم‌اهمیتی که بقیه خواسته‌اند پر می‌کنید.
  • برای انجام کار مهمی که در دست دارید، منتظر می‌شوید «زمان مناسب» فرا برسد یا اینکه «حسِ کار باشد».

بعد از این نوبت اینه که بفهمیم ) چرا کارها رو به تعویق میندازیم؟

ممکنه از کاری خوشتون نیاد، یه احتمال دیگه اینه که کلا آم بی نظمی باشید، و یا حتی فردی کمال گرا باشید که دوست داره کار رو به بهترین نحوش انجام بده.

حالا که دلیل این  تبه تعویق انداختنمون رو فهمیدیم بریم سراغ استراتژی

از اونجایی که این عادت چیزیه که معمولا تو وجود ادما ریشه داره پس نمیشه یه شبه از بین بردش. پس تکرار و ممارست یادتون نره!

سعی کنید به خودتون انگیزه بدید.

 مثلا برای خودتون زمان تعیین کنید و بد از انجام کار به خودتون جایزه بدید. یا از فردی بخواید حواسش بهتون باشه

 به عواقب انجام ندادن اون کار برای خوتون و کارفرماتون فک کنید.

اگر دلیلتون بی نظمی بوده سعی کنید سعی کنید از روش های اولویت بندی استفاده کنید. پروژه رو به بخش های کوچیک تقسیم کنید و حواستون باشه همزمان چند کار رو باهم انجام ندید.

ممکنه خیلی وقتا براتون پیش اومده باشه که وقتی روزتون رو شروع میکنید انرژی خوبی نداشته باشید و به مرور انرژی تون بالا بره و تو اخرای ساعات اداری هم خیلی انرژی و حوصله ی کمی داشته باشید.

بهترین کار برای اینکه از انرژی تون تو طول روز بهترین استفاده رو بکنید اینه که اون رو مدیریت کنید.

اول سعی کنید الگو ی رفتاری خودتون رو پیدا کنید و ببینید چه زمانایی بیشترین و کمترین انرژی رو دارید.

حالا کارهاتون رو بررسی کنید ببینید کدام به انرژی زیادی نیاز دارند کدام به قعالیت فکری و خلاقیت بیشتر و کدام به تمرکز بالا.

یادتون نره عوامل خارجی رو حتما در نظر بگیرید. مثلا اینکه بعضی ساعت ها ممکنه محل کارتون شلوغ باشه یا اینکه برای بعضی کارها باید با بقیه همکاری کنید یا توی زمان خاصی به مشتری ها زنگ بزنید.

در آخر هر کار رو در ساعت مناسب خودش انجام بدید.

مثلا کارهای ساده رو اول صبح که ممکنه کمی خوابالود باشید و کارهایی که نیاز به انرژی بالایی دارند حوالی ظهر و کارهایی تمرکز بالایی میخوان ولی ساده اند رو آخر وقت که محل کارتون آروم و ساکت تره.

در اخر یادتون نره حتما از میان وعده ها، چای و قهوه برای بالا بردن انرژی تون استفاده کنید و نوشیدن اب کافی رو هم فراموش نکیند.

در آخر بریم سر تکنیک ها و اصل هایی که بهمون توی مدیریت زمان کمک میکنن.

اولیش قانون پرتو یا 80/20 عه. این قانون چیه؟

این قانون میگه 20 درصد از فعالیت‌های شما، 80 درصد نتیجه رو برای شما خواهند داشت.

حالا این کجا به درد ما میخوره؟

فرض کنید لیست کارها و وظایفتون رو نوشتید و ده مورد هست که باید انجام بدید، توی این ده مورد معمولا دو مورد وجود داره نه تنها اهمیت بیشتری نسبت به بقیه داره بلکه نتیجه و اثر بیشتری داره و میتونه توی پیشرفت شما و رسیدن به اهدافتون هم خیلی مهم باشه. اما کاری که خیلی از افراد انجام میدن اینه که به خاطر ترس یا تنبلی  وقتشون رو صرف اون هشتای بقیه میکنن پس نتیجه ی کمی میگیرن و ناامید میشن.

بعضی از افراد، تمام روز را سرگرم و مشغول کار هستند ولی به ظاهر کار زیادی انجام نمی‌دهند.

 این تنها به این دلیله که اونها وقت خودشون رو  صرف کارهایی می‌کنن که از ارزش کمی برخوردارن و  توی انجام یکی دو فعالیتی که می تواند تغییر اساسی در کارشان ایجاد کنه ، تنبلی می‌کنن.

با ارزش‌ترین کارهایی که می‌توانید در طول روز انجام دهید، معمولاً سخت‌ترین‌ها هستند اما نتیجه‌ای که میتونین از انجام آنها بگیرید، خیلی بزرگ و ارزشمنده

پس یادتون نره که از این کارها فرار نکنید و چون اونها عوامل اصلی موفقیت شما هستن.

مورد بعدی یه تکنیک ساده به اسم پومودوره، این تکنیک اولین بار توسط یه پژوهشگر با یه تایمر آشپزخونه به شکل گوجه انجام شد.

این تکنیک روی یه نکته شکل گرفته و اونم اینکه ما نمیتونیم به صورت پیوسته و برای مدت زیادی روی یه کار زمان بذاریم و تمرکز کنیم. پس بهتره اون رو به بخش های کوچیک تقسیم کنیم تا پرش فکری نداشته باشیم و تمرکز و بازده مون مون رو بالا ببریم.

انجام این تکنیک خیلی ساده س.

شما اول یه وظیفه رو انتخاب میکنید. تایمرتون رو روی 25 دقیقه تنظیم میکنید و بعد از 25 دقیقه انجام اون کار 5 دقیقه برای کاری مثل خوردن چای یا قدم زدن استراحت میکنید.

و این کار رو برای چهار دوره ی 25-5 تایی تکرار میکنید. بعد از این شما یه استراحت بزرگ خواهید داشت که میتونه بین 15 تا 30 دقیقه باشه.

نکته ی مهم توی اجرای این تکنیک اینه که اصلا توی این 25 دقیقه  به چیزایی که باعث حواس پرتی تون میشن مثل خانواده ، همکارا و صدای پیام توجه نکنید.

برای استفاده از این تکنیک یه برنامه ی تحت وب به نام Marinara Timer وجود داره که به راحتی این امکان و بهتون میده که تایم های 25-5 تایی و زمانهای استراحتتون رو تنظیم کنید.

در آخر باید بگم یادتون نره مدیریت زمان چقد مهمه! بهتون قول میدم اگه این تکنیک ها و نکات رو رعایت کنید تاثیر زیادشون رو خواهید دید و و به قول این جمله : راز آینده ی شما توی روتین امروزتون پنهان شده.

 

 

درباره نویسنده

سارا درجزینی

سارا درجزینی

سارا هستم؛ دانشجوی داروسازی دانشگاه شهید بهشتی. در زندگی‌ام به خیلی از حوزه‌ها سرک کشیده‌ام و به خیلی چیزها علاقه دارم ولی از یادگیری چند چیز خسته نمی‌شوم؛ اقتصاد، مارکتینگ، فیلم‌دیدن و البته زبان‌های مختلف! باور دارم مهم‌تر از اینکه کجا، چه کاری انجام دهیم؛ این است که ارزشمند باشیم و ارزش بیافرینیم چرا که در نهایت به قول اندی در رستگاری در شاوشنگ "چیزای خوب هیچ‌وقت نمی‌میرند!"

0 نظر

ارسال نظر