چگونه یک مذاکره مجازی موفق داشته باشیم؟

تا چند ماه گذشته، غالب مذاکراتی که انجام می شد حضور افراد در جلسه به صورت چهره به چهره بود اما مجازی شدن مذاکره چیزی بود که حتی قبل از شیوع ویروسCovid19 هم وجود داشت اما رایج نبود. وقتی حرف از تغییر سبک زندگی سال2020 به وسیله شیوع این ویروس می زنیم، دقیقا همین است که مذاکره مجازی که قبلا از اعتبار کمتری برخوردار بود و یا به وفور استفاده نمی شد، الان جلسات مذاکرات هم به صورت مجازی برگزار می شود. مسئله مهم اینجاست که آیا مجازی شدن مذاکره خوب است یا نه؟ آیا توانسته کم و بیش ارزش مذاکره حضوری را در خود حفظ کند یا نه؟ در مذاکرات مجازی باید چه اصولی را پیاده کرد؟

قطعا تصویر مجسم شده از یک "مذاکره مجازی" در ذهن شما یک تصویر ناواضحی است. پس با ما همراه شوید تا این علامت سوال ایجاد شده در ذهنتان را برطرف کنیم.

مذاکره مجازی(Virtual Negotiate) چیست؟

مذاکره یک وسیله برقراری ارتباط بین دویا چندین احزاب متفاوت است که به بهانه یک موضوع دور هم جمع می شوند تا به یک نتیجه ای برسند. مذاکره مجازی شامل مذاکره تلفنی، مذاکره پیامکی، مذاکره آنلاین، ... یا هر محیطی که نیاز به حضور فیزیکی افراد نیست، می باشد.ناگفته نماند تا جایی که امکان دارد جلسات مذاکره خود را به صورت حضوری برگزار کنید اما وقتی در شرایطی هستید که قادر به حضور پیدا کردن در جلسه مذاکره نبودید و در عین حال اگر جلسه مذاکره برگزار نشود، زیانهایی را متحمل خواهید شد، پس حتما به فکرمذاکره مجازی باشید.

معایب مذاکره مجازی چیست؟

با پیشرفت علم و تکنولوژی، در عین حال که مزایایی را برای ما به ارمغان آورده، خالی از عیب و نقص هم نبوده و نیست. مذاکره کردن به شیوه مجازی هم از این قاعده مستثنی نیست و به چند مورد از این معایب اشاره میکنیم تا با شناخت این نقص و عیب ها بتوانید استراتژی هایی برای خود تعریف کنید که این نقصان ها را به حداقل برسانید.

1.در مذاکره مجازی، طرفین مذاکره به نتایج عینی ضعیف تری می رسند چون آن حس اعتماد و گرمی حضور افراد در نوع مجازی مذاکره وجود ندارد . طبق متاآنالیزی که در سال 2002 در مورد این نوع مذاکره انجام شد، نشان می دهد که تصمیماتی که به صورت مجازی در گروه گرفته می شود به ندرت موثرتر، طولانی تر، رضایت بخش تر می باشد.

2.سوءتفاهم هایی که در روند برگزاری مذاکره مجازی ایجاد می شود به مراتب بیشتر از مذاکره عادی است و این سمی مهلک برای به ثمر نشستن یک مذاکره است. جاستین کروگر، نیک اپیلی و همکارانشان دریافتند که افراد تمایل بیش از حد دارند نسبت به اینکه ارزیابی کنند پیام هایشان توسط گیرندگان چگونه درک شده است که همین امر در یک مطالعه سال 2019 نشان داده شده که افراد همچنین در خواندن احساسات از طریق روشهای مجازی بدترعمل می کنند و منجربه ایجاد سوءتفاهم می شود.

3.با توجه متاآنالیز43 مطالعه انجام شده، زنان به نسبت مردان در مذاکرات مجازی کمتر همکاری می کنند تا زمانی که مذاکره حضوری می باشد و این در حالی است که استراتژی های مردان در جلسات مجازی تغییر نمی کند اما زنان به تغییر استراتژی فکر می کنند که این امر می تواند به ضررشان تمام شود.

راهکار چیست؟

اگر فکر می کنید موانعی بر سر مذاکره تان برای رسیدن به آن دستاورد وجود دارد، قطعا باید به فکر حل این مشکلات بود که ما در این قسمت به ارائه یک سری راهکارهایی می پردازیم که در حات کلی این راهکارها بر اساس اینکه در چه مرحله ای از جلسه مذاکره هستید هم به دو دسته تقسیم می شود:

A. وقتی در حال برنامه ریزی برای یک مذاکره مجازی هستید به نکات زیر توجه کنید:

1.نقش های اعضای تیم تان واضح باشد و سعی کنید نقش هایی را برای اعضای تیم خود پیدا کنید که برایشان واضح باشد. از اعضای تیم خود بپرسید که: چه کسی جلسه را شروع خواهد کرد؟ چه کسی پروپوزال جلسه را قرار است شرح دهد؟ چه کسی به سوالات قرار است پاسخ دهد؟ چه کسی خلاصه مراحل جلسه را شرح خواهد داد؟

2.وقتی برنامه مذاکره آنلاین را قرار است اجرایی کنیدريال سعی کنید در کنارش مواردی نظیر چت کردن خصوصی یا عمومی در محیط را هم در نظر بگیرید تا اگر مشکلی پیش آمد بین دو نفر یا چند نفر بتوانند در حین انجام مذاکره، آن مشکل را بحث کنند و به نتیجه برسند.

3.سعی کنید این چت کردن در حین مذاکره را مدیریت کنید تا مانعی برای ادامه مذاکره از جمله حواس پرتی و به جاده خاکی زدن نشود.

4.استفاده از ویدیو و تصاویر با صفحه نمایش بزرگ برای مذاکره مجازی بهتر از پیامک و ایمیل می باشد. چارلز ناکین و همکارانش دریافتند که کسانی که از یک صفحه بزرگ رایانه استفاده می کنند بهتر از آنهایی که از یک صفحه کوچک استفاده می کنند، عمل می کنند.

5.در حالی که کنفرانس های ویدئویی و تلفنی از "ایمیل" یا "متن" پربارتر هستند ، اما از نظر شناختی نیز مالیات بیشتری دارند. مغز انسانها دستگاه های پیش بینی هستند و برای درک شکاف ها ، اشکالات ، تاخیرهای زمانی و سایر ابهامات موجود در تعامل باید خیلی سخت کار کنند. فیلم کوتاه ، ساختاری کوتاه و ارتباط از راه دور می تواند به نگه داشتن مهمانی ها در بهترین شرایط کمک کند.

B.وقتی حین برگزاری جلسه مذاکره هستید به نکات زیر توجه کنید:

1.انجام چند دقیقه برای ایجاد شلوغی یا صحبت های کوچک در ابتدای جلسه می تواند به تعیین مرحله برای تعامل مشترک کمک کند. تحقیقات مایکل موریس و همکارانش نشان می دهد که هنگام ارسال نامه از طریق ایمیل، افرادی که به طور تصادفی مایل بودند چند دقیقه قبل از مذاکره مجازی به گفتگو بپردازند، نسبت به کسانی که بلافاصله مذاکره را آغاز کردند، به نتایج مالی و اجتماعی بهتری دست یافتند. در تحقیقاتی دیگر، شروع مذاکره با شوخ طبعی منجر به نتایج اقتصادی بهتر و احساس بهتر بین طرفین شد. به خصوص در دنیای استرس زا قرنطینه ، برقراری ارتباط شخصی می تواند تأثیر موثری بر آنچه در پی می آید باشد.

2.محدودیت ها و فرضیات را در طی جلسه مشخص کنید. غالباً احزاب و طرف های مذاکره در زمانهای مختلف به یکدیگر می پیوندند ، که شما باید به سرعت مطمئن شوید که هدف جلسه و زمان پیش بینی شده مطابق با برنامه ریزی هایتان می باشد. برای مثال ، اگر یک حزب اصلی مجبور به ترک زودهنگام شود ، دستورالعمل را در ابتدا در صورت نیاز تغییر دهید.

3.مشخص کنید که قرار است دیدگاه خود را پنهان کنید یا نه. شواهد نشان می دهد که دیدن خود در طی یک تماس ویدیویی تمایل به افزایش خودآگاهی و انتقاد از خود دارد. به خصوص اگر قبل از جلسه این گرایش ها را داشته باشید، ممکن است بخواهید هنگام کنفرانس ویدیویی، کمتر حرف بزنید و بیشتر بشنوید یا نه ممکن است به اظهار وجود خود بپردازید و خودنمایی کنید.

و سخن پایانی...

هیچ جایگزینی برای شام یا ناهار مذاکره در یک محیط چهره به چهره وجود ندارد. اما از آنجا که ما در این دوره پرتنش از مسافت اجتماعی برخوردار هستیم ، یادآوری این نکته مفید است که ابزارها و رسانه های ارتباطی دیجیتال می توانند مذاکرات را مؤثرتر جلوه دهند و می توانند به ما در ارتباط ماندن کمک کنند - به شرطی که درک کنیم چگونه از آنها بهترین استفاده را خواهیم کرد.

امیدواریم از مطلبی که خدمت شما ارائه شد، بهره کافی را برده باشید. با کامنت گذاشتن زیر همین مقاله پیشنهادات یا نظرات خود را با ما در میان بگذارید.