توانایی بالا در مدیریت زمان برای رسیدن به موفقیت، یک جزء ضروری به حساب میاد. با استفاده از یک برنامه‌ریزِ زمانی (Time Planner) و یک لیست اصلی (Master List)، شما می‌تونید به هر هدفی که توی ذهن‌تون دارید، برسید. آنچه در ادامه می‌خوانید، ابزارها و تکنیک‌های استانداردی برای مدیریت زمان هستند که برای رسیدن به حداکثر بهره‌وری و سازماندهی فردی تمرین‌شون کنید.
یاد گرفتن هر کدوم از این موارد، نیاز به کمی زمان و تلاش داره، ولی مطمئن باشید که تاثیراون‌ها رو به مقادیر بسیار بیشتری در ادامه زندگی‌تون خواهید دید.
برای یادگیری 5 ابزار مهم و کاربردی برای مدیریت زمان، در ادامه این مقاله همراه ما باشید.
1. از یک برنامه‌ریزِ زمانی و یک لیست اصلی استفاده کنید
اولین ابزار مدیریت زمانی که نیاز دارید، یک برنامه‌ریز زمانی هست که شامل تمام چیزهایی است که برای برنامه‌ریزی و سازماندهی زندگی‌تون بهشون نیاز دارید. بهترین برنامه‌ریزهای زمانی، چه به صورت پوشه و تعدادی کاغذ و چه به صورت الکترونیکی، به شما اجازه میدن که برای سال، ماه، هفته و هر روز برنامه‌ریزی کنید.
یک برنامه‌ریز زمانی خوب دارای یک مَستر لیست می‌باشد که در آن هر تسک، هدف یا اقدامی که برای‌تان پیش می‌آید را وارد می‌کنید. این مَستر لیست تبدیل به مرکزسیستم برنامه‌ریزی زمانی شما می‌شود. از این مَستر لیست، شما تسک های انفرادی را به ماه‌ها، هفته‌ها و روزهای مختلف محول می‌کنید.
2. ازروی یک لیست کار کنید
هر نیروی اجرایی تاثیرگزاری با توجه به یک مَستر لیست روزانه کار می‌کند. این قدرتمندترین ابزاری است که برای رسیدن به بازده حداکثری به کار گرفته می‌شود و یکی از بهترین راه‌ها برای رسیدن به اهداف SMART شما می‌باشد. وقتی لیست روزانه خود را تهیه می‌کنید، باید یک به یک تسک هایی که در طول آن روز باید به انجام برسند را بنویسید.
قانونی وجود دارد که طبق آن شما در روز اولی که از یک لیست استفاده می‌کنید، کارایی خود را 25% افزایش می‌دهید.
این بدین معنیست که شما فقط با درست کردن یک لیست از تمام کارهایی که باید در طول روز انجام دهید، در یک روز کاری 8 ساعته، 2 ساعت کار مفید و پربازده بیشتری را رقم خواهید زد. با استفاده از یک لیست روزانه، شما سریعتر از هر ابزار دیگری می‌توانید از بی‌نظمی های اطراف‌تان، نظم و ترتیب را بیرون بکشید.
3. کارهایتان را اولویت بندی کنید
وقتی که یک مَستر لیست از فعالیت‌های روزانه‌تان تهیه کردید، قدم بعدی برای شما مرتب کردن این فعالیت‌ها بر اساس اولویت آنهاست. وقتی مرتب‌سازی مَستر لیست انجام شود، تبدیل به نقشه راهی می‌شود که تاثیرگزارترین و پربازده‌ترین شیوه گذراندن صبح تا عصر را به شما نشان می‌دهد. این راهنما به شما می‌گوید که باید چه کاری انجام دهید و اینکه چه کاری مهمتر یا بی‌اهمیت تر است.
یادتان باشد که قانون 80/20، که با نام اصل پارتو نیز شناخته می‌شود، می‌گوید که 80% نتایج از 20% تلاش‌های شما به دست می‌آید. بنابراین، کلید افزایش کارایی شما، اولویت‌بندی تسک‌هایتان به گونه‌ای است که به حداکثر میزان نتیجه ممکن برسید.
4. ابزارها و سیستم‌های مدیریت زمان
امروزه رنج گسترده‌ای از نرم‌افزارهای کمکی شخصی و برنامه‌ریزهای زمانی کامپیوتری به آسانی در دسترس و قابل استفاده می‌باشند. مهم نیست که در چه زمینه‌ای فعالیت می‌کنید، مطمئنا یک سیستم مدیریت زمان دیجیتالی وجود دارد که می‌تواند روی کامپیوتر شخصی یا گوشی موبایل شما نصب شود و در برنامه‌ریزی روزانه‌تان به شما کمک کند.
5. زمانتان را سازماندهی کنید
توانایی سازماندهی زمان، یک مهارت مدیریت زمان فوق‌العاده ارزشمند می‌باشد.
یک متود ساده برای سازماندهی و زمان و برنامه‌تان تا دو سال آینده وجود دارد. اسم این روش "سیستم 45-فایلی" می‌باشد. در این روش یک پوشه یادآور وجود دارد که به شما این قابلیت را می‌دهد که برای 24 ماه آینده خود برنامه‌ریزی کنید.
نحوه استفاده از این روش به این صورت می‌باشد:
ابتدا، شما 45 فایل (برگه A4 یا فایل کامپیوتری!) به همراه 14 پوشه برای قرار دادن فایل‌ها تهیه می‌کنید. 45 فایل شما به این ترتیب تقسیم می‌شوند: 31 فایل شماره گذاری شده از 1 تا 31 برای هر روز ماه وجود دارد. 12 فایل نیز برای هر ماه سال از فروردین تا اسفند داریم. 2 فایل باقیمانده نیز برای 2 سال آینده می‌باشد.
شما می‌توانید تسک‌ها، اهداف و اقدامات طولانی مدت خود را در این فایل ها نوشته و پوشه های آنها را در میز خود (یا کامپیوتر شخصی خود!) نگهداری کنید.
برای بهره بردن حداکثری از این تکنیک‌ها و ابزارها به شما پیشنهاد می‌کنیم که در ابتدا یک برنامه‌ریزِ زمانی (Time Planner) (چه به صورت فیزیکی و چه یک اپلیکیشن در گوشی یا کامپیوتر) برای خود تهیه کنید و زمان کافی را برای یادگیری استفاده از آن اختصاص دهید. مطمئن باشید که چندین برابر زمانی که صرف اینکار می‌کنید، به شما سود برمی‌گردد.
اگر از این مقاله خوشتون اومده و به محتوای توسعه فردی علاقه‌مندید، محتوای کانال تلگرام سورنا آکادمی رو از دست ندین. برای ورود به کانال روی لینک زیر کلیک کنید:
0 نظر